Dư âm chú ý: vì sao 8 giờ vụn không bằng 3 giờ liền
Bạn thân mến,
Hôm qua chúng ta chốt với nhau một con số: mỗi tuần dành ít nhất 3 giờ cho những việc còn nằm lại. Hôm nay tôi phải nói với bạn phần khó chịu của con số đó.
Ba giờ ấy phải liền nhau.
Ba giờ cắt thành 6 lần nửa tiếng, mỗi lần kẹp giữa mấy cuộc gọi và một chồng tin nhắn, thì gần như không dựng nổi thứ gì đáng kể. Không phải vì bạn thiếu ý chí. Vì cách bộ não làm việc không cho phép.
Chuyện này tôi phải trả giá khá lâu mới hiểu. Có những tuần tôi ngồi trước màn hình đủ 50 tiếng mà cuối tuần nhìn lại chẳng có gì xong hẳn. Tôi từng nghĩ mình cần thêm giờ. Hóa ra thứ tôi cần là những giờ không bị cắt.
Đa nhiệm là một ảo giác dễ chịu
Chúng ta hay tự hào về khả năng làm nhiều việc cùng lúc: vừa họp vừa trả lời tin nhắn, vừa viết vừa liếc điện thoại, vừa nghe khách nói vừa nghĩ về việc kế tiếp.
Nhưng cái đầu không chạy song song như ta tưởng. Nó chuyển qua chuyển lại rất nhanh giữa các việc, và mỗi lần chuyển như vậy đều có phí. Chỉ có điều cái phí này không hiện ra trong hóa đơn nào, nên ta không đếm.
Cảm giác thì rất thật: làm nhiều thứ cùng lúc khiến ta thấy mình hiệu quả. Nhưng cảm giác hiệu quả và kết quả thật là 2 chuyện tách rời — chuỗi bài này đi tới ngày thứ 5 rồi, chắc bạn đã quen với sự tách rời đó.
Có một cách kiểm chứng khá phũ. Nhớ lại lần gần nhất bạn vừa ngồi họp vừa trả lời tin nhắn. Cuối buổi, bạn nhớ được bao nhiêu phần nội dung cuộc họp? Và mấy cái tin nhắn kia, bạn trả lời có tử tế bằng lúc ngồi yên tĩnh không?
Thường thì cả hai đều dở dang. Cuộc họp bạn nắm được cái sườn và mất phần chi tiết — mà chi tiết mới là chỗ sinh ra hiểu lầm về sau. Còn tin nhắn thì trả lời cụt lủn, đôi khi phải nhắn lại lần nữa cho rõ. Hai việc cùng lúc, không việc nào xong đàng hoàng, mà vẫn tốn đủ số phút của cả hai.
Đa nhiệm chỉ thật sự chạy được ở đúng một chỗ: khi một trong hai việc đã thành phản xạ, không cần nghĩ. Vừa đi bộ vừa nghe một bài giảng thì được. Vừa gấp quần áo vừa gọi điện cho mẹ thì được. Nhưng 2 việc cùng cần suy nghĩ thì không có cách nào cả — chỉ có luân phiên, và luân phiên thì tính phí.
Dư âm chú ý — cái đuôi mỗi việc để lại trong đầu
Khi bạn rời một việc để nhảy sang việc khác, sự chú ý của bạn không đi theo ngay. Một phần của nó còn kẹt lại ở việc cũ — câu chưa viết xong, con số chưa khớp, câu trả lời chưa nghĩ ra.
Cái phần kẹt lại đó là thứ tôi gọi là dư âm chú ý. Nó khiến bạn ngồi vào việc mới với một cái đầu chưa dọn sạch. Bạn đọc lại đoạn vừa mở 3 lần mà chưa nhập vào được. Bạn gõ vài dòng rồi xóa. Rồi vừa lúc quen tay thì có tin nhắn khác tới, và vòng quay lặp lại.
Đây là lý do một ngày có vẻ đầy ắp công việc lại kết thúc bằng cảm giác trống rỗng: phần lớn thời gian không nằm ở việc nào cả, nó nằm ở khoảng chuyển giữa các việc.
Cái phí này còn một mặt nữa ít người để ý: nó tính theo độ khó của việc. Việc nhẹ thì vào lại nhịp rất nhanh — đang trả lời tin nhắn, bị cắt ngang, quay lại trả lời tiếp được ngay. Còn việc khó, loại phải giữ nhiều thứ trong đầu cùng lúc, thì mỗi lần bị cắt gần như phải dựng lại từ đầu.
Hệ quả rất tự nhiên mà cũng rất đáng buồn: trong một ngày vụn, những việc sống sót luôn là việc nhẹ. Việc khó bị đẩy lùi — không phải vì bạn ngại nó, mà vì trong ngày chẳng còn chỗ nào đủ rộng để nó ngồi. Vài tháng như thế, bạn nhìn lại và thấy mình toàn làm việc dễ, trong khi thứ tạo ra khác biệt vẫn nằm nguyên trong danh sách một ngày nào đó sẽ làm.
Mỗi lần chuyển mất vài phút để vào lại nhịp. Việc khó luôn bị đẩy xuống cuối, vì việc khó cần khởi động lâu mà khoảng trống nào cũng ngắn. Cuối ngày mệt thật, và những thứ xong được đều là việc nhẹ.
HÌNH NGÀY
Một khối duy nhất không ai chen vào được, dành cho việc khó nhất. Vào nhịp một lần rồi ở lại trong đó. Hết khối thì trả lời tin nhắn, họp hành, xử việc lặt vặt thoải mái.
Có một việc bạn thử ngay hôm nay là thấy: chọn một việc cần suy nghĩ, làm liền 90 phút không mở tin nhắn. Xong rồi so với 90 phút hôm qua làm cùng loại việc nhưng vừa làm vừa liếc điện thoại. Chênh lệch thường lớn tới mức người ta hơi bực — vì hóa ra bao nhiêu ngày qua mình đã trả giá cho một thói quen mà mình tưởng là vô hại.
Vì sao ta tự cắt vụn mình
Điều đáng nói là phần lớn cú cắt không tới từ bên ngoài. Ta tự cắt.
Đang viết dở, tự nhiên mở hộp thư ra xem. Đang tính toán, tự nhiên nhớ ra một việc rồi mở ứng dụng khác. Chẳng ai gọi cả — chính ta rời đi.
Lý do thì rất người: việc khó tạo ra một cảm giác khó chịu nhẹ, kiểu bí bí, chưa thông. Còn tin nhắn mới thì luôn cho một phần thưởng nhỏ ngay lập tức. Não chọn cái dễ chịu hơn, và nó chọn nhanh tới mức ta chưa kịp nhận ra mình vừa quyết định gì.
Nên cách chữa không phải là gồng mình chịu đựng. Gồng thì được vài hôm. Cách chữa là làm cho việc rời đi khó hơn việc ở lại: để điện thoại ở phòng khác, đóng hết cửa sổ không liên quan, tắt thông báo trong khối giờ đó. Nghe rất đơn giản, nhưng nó ăn đứt mọi lời tự hứa sẽ tập trung.
Còn một mẹo nhỏ tôi dùng cho những lúc cái đầu cứ đòi nhảy đi: đếm 90 giây. Khi thấy ngứa tay muốn mở thứ khác, tôi tự nhủ chỉ cần ngồi yên với việc đang làm thêm 90 giây nữa thôi. Gần như lần nào cũng vậy, qua được 90 giây đó thì cơn muốn nhảy tan đi, vì lúc ấy tôi đã bắt đầu chạm được vào việc.
Cơn thèm chuyển việc không dai như ta tưởng. Nó chỉ đủ mạnh trong một khoảnh khắc — và nếu khoảnh khắc ấy bạn không đưa tay ra, nó tự đi.
Dựng một khối làm việc sâu
Khối làm việc sâu không cần phức tạp. Nó chỉ cần 5 điều kiện, và thiếu điều nào là hỏng điều đó.
Một khối nên dài từ 60 tới 120 phút. Ngắn hơn thì chưa kịp xuống sâu. Dài hơn thì phần cuối chất lượng rơi rất nhanh, mà ta lại tiếc công nên cố ngồi thêm — cố ngồi thêm chính là cách nhanh nhất để ghét cái khối của mình.
Khi không thể có khối dài
Tôi biết có những giai đoạn trong đời mà 90 phút liền là chuyện xa xỉ: con nhỏ, việc trực, công việc phải phản hồi liên tục. Nếu bạn đang ở giai đoạn đó, đừng đọc phần trên rồi thấy mình thất bại.
Có 2 cách xoay.
Cách thứ nhất: lấy khối ở rìa ngày. Sớm hơn cả nhà 45 phút, hoặc muộn hơn 45 phút. Không phải vì sáng sớm thần thánh gì, mà vì đó là khoảng ít người chen vào nhất.
Cách thứ hai: gom việc cùng loại vào một cụm. Nếu ngày bạn buộc phải vụn, ít nhất đừng để nó vụn theo kiểu ngẫu nhiên. Trả lời tin nhắn dồn vào 2 tới 3 lượt trong ngày thay vì rải đều. Gọi điện thì gọi liền một mạch. Chuyển giữa các việc cùng loại rẻ hơn nhiều so với nhảy qua nhảy lại giữa các loại khác nhau.
Cách thứ ba, dành cho những ngày rối nhất: hạ mục tiêu xuống còn một việc duy nhất. Sáng ra, chọn đúng một thứ mà nếu hôm nay chỉ xong được nó thôi thì ngày vẫn coi như có tiến độ. Rồi bảo vệ nó bằng bất cứ khoảng trống nào bạn giành được. Ngày như vậy sẽ không đẹp, nhưng nó vẫn nhích — và một chuỗi ngày nhích từng chút bao giờ cũng hơn một chuỗi ngày bận mà đứng yên.
Và nhớ một điều để đỡ khắt khe với mình: mục tiêu ở đây không phải một ngày hoàn hảo. Chỉ cần mỗi tuần có vài khối tử tế là bạn đã ở phía trên phần lớn những người bận rộn.
Việc của hôm nay
Một việc, làm trong 5 phút, nhưng nó quyết định cả tuần sau của bạn.
Mở lịch tuần tới ra. Đặt vào đó 3 khối, mỗi khối 90 phút, vào những khung mà bạn biết là ít bị chen nhất. Đặt tên cho mỗi khối bằng đúng việc sẽ làm — đừng ghi chung chung là làm việc, hãy ghi rõ thứ bạn định dựng.
Rồi làm thêm 2 việc nhỏ để bảo vệ chúng: nhắn cho những người hay cần bạn gấp một câu ngắn rằng khung giờ đó bạn sẽ trả lời chậm; và tối trước mỗi khối, viết ra một dòng cho biết mai vào khối sẽ bắt đầu từ đâu.
Nếu tuần tới bạn chỉ giữ được 1 trong 3 khối, đó vẫn là một tuần khác hẳn tuần này. Còn nếu giữ được cả 3, bạn sẽ hiểu vì sao có người làm ít giờ hơn bạn mà đi xa hơn.
Nếu tuần tới đã kín tới mức không nhét nổi 3 khối, thì đây đúng là lúc dùng lại danh sách không làm của hôm kia. Ba khối này không mọc ra từ khoảng trống có sẵn — chúng luôn phải lấy chỗ của một thứ khác. Chọn thứ để nhường chỗ là việc khó thật, mà đó cũng chính là toàn bộ nội dung của mấy ngày vừa rồi cộng lại.
Có điều sự chú ý cũng chỉ là một nửa câu chuyện. Bạn có thể dựng khối giờ đẹp như sách, cắt sạch thông báo, ngồi vào đúng giờ — mà nếu ngồi xuống trong trạng thái cạn kiệt thì 90 phút đó vẫn trôi qua vô ích. Chú ý cần một thứ nhiên liệu, và ngày mai chúng ta nói về nó: năng lượng, thứ mà người quản thời gian giỏi tới mấy cũng không thay thế được.
Lưu Tâm: Tối nay mở lịch tuần sau, đặt 3 khối 90 phút và ghi rõ tên việc cho từng khối. Nhắn trước cho người hay cần bạn gấp. Giữ được 1 khối cũng đã hơn tuần này.
Chúc bạn khai ngộ
Master Xuân Hùng
P.s: Sống trong mục tiêu.
Từ mục tiêu, con đường sẽ hiện dần ra.