Làm một lần chạy nhiều lần: 3 nấc biến sức lực thành hệ thống
Bạn thân mến,
Hôm qua chúng ta nói về những buổi làm việc đẹp nhất — lúc mọi thứ chảy, và thứ làm ra tốt hơn hẳn ngày thường.
Hôm nay tôi phải nói phần còn lại của câu chuyện đó, phần mà nhiều người tài giỏi bỏ qua suốt cả sự nghiệp: tác phẩm không tự nhân lên.
Bạn có thể có những buổi rực rỡ liên tục cả năm. Buổi tư vấn nào khách cũng gật gù. Bài nào viết ra cũng có người cảm ơn. Việc nào làm cũng gọn ghẽ. Vậy mà tới cuối năm nhìn lại, đời sống vẫn chật y như đầu năm — vì mỗi thứ bạn làm ra chỉ phục vụ đúng một lần rồi thôi.
Người làm giỏi mà không dựng hệ thì giống người gánh nước bằng tay: gánh khỏe tới đâu, ngày nào cũng phải gánh. Còn dựng hệ là đào một đường ống. Đào thì mệt và chẳng ai vỗ tay, nhưng đào xong thì nước tự chảy kể cả những ngày bạn ốm.
Có một câu hỏi giúp tôi biết mình đang gánh nước hay đang đào ống: nếu tháng sau tôi phải nghỉ 2 tuần, bao nhiêu phần công việc vẫn chạy? Câu trả lời của phần lớn người làm nghề tự do là con số 0. Không phải vì họ kém — mà vì toàn bộ cỗ máy đang chạy bằng chính sự có mặt của họ. Thứ gì chạy bằng sự có mặt của một người thì luôn có trần, và cái trần đó thấp hơn ta tưởng nhiều.
Ba nấc của việc làm một lần chạy nhiều lần
Chuyện dựng hệ nghe to tát, nhưng nó chỉ có 3 nấc, và phải đi đúng thứ tự này.
Tôi thấy nhiều người nhảy thẳng vào nấc 3 vì mệt quá, muốn có người gánh bớt. Rồi 2 tháng sau họ kết luận rằng thuê người còn mệt hơn tự làm. Câu đó đúng — nhưng chỉ đúng khi giao một việc chưa từng được viết ra thành các bước.
Người mới không đọc được suy nghĩ trong đầu bạn. Cái mà bạn thấy hiển nhiên sau 5 năm làm nghề thì với họ là một khoảng trắng. Không có quy trình, bạn sẽ phải trả lời cùng một câu hỏi 20 lần, sửa cùng một lỗi 20 lần, và cuối cùng lấy lại việc về làm cho nhanh.
Ở đây có một nghịch lý nhỏ: người bận nhất là người ít thời gian dựng hệ nhất, mà cũng chính là người cần nó nhất. Nên đợi rảnh rồi mới dựng thì sẽ không bao giờ dựng. Cách duy nhất tôi thấy chạy được là lấy trước một khối trong tuần cho việc này — đúng cái khối làm việc sâu chúng ta đã đặt ở bài 5. Dựng hệ là loại việc điển hình của cột nhân lên: chẳng ai giục, hoãn thì hôm nay chẳng sao, mà hoãn cả năm thì sang năm mọi thứ vẫn y nguyên.
Vì sao phải làm tay đủ lâu trước đã
Có một sai lầm ngược lại, cũng đắt không kém: dựng hệ quá sớm.
Người thích công cụ hay mắc cái này. Chưa có khách đều đã dựng phần mềm quản lý khách. Chưa bán được 10 đơn đã lo quy trình cho 1.000 đơn. Chưa biết mình phục vụ ai đã dựng cả một cỗ máy để phục vụ họ.
Vấn đề là hệ thống chỉ chép lại cách bạn đang làm. Nếu cách làm còn chưa đúng, hệ thống sẽ đóng đinh cái chưa đúng đó lại, và từ đó về sau mỗi lần muốn sửa là phải đập cả hệ.
Nên thứ tự đúng là: làm tay cho tới khi bạn thấy chán vì lặp lại. Cái cảm giác chán ấy chính là tín hiệu. Nó nghĩa là việc này đã đủ ổn định, đủ giống nhau qua nhiều lần, và giờ mới đáng để đóng thành quy trình.
Con số tôi hay dùng cho mình: làm tay ít nhất 5 tới 10 lần rồi mới viết quy trình. Đủ nhiều để thấy chỗ nào hay trục trặc, chỗ nào khách hay hỏi, chỗ nào mình hay quên. Những chi tiết đó chỉ hiện ra khi tay đã chạm vào việc nhiều lần, không hiện ra lúc ngồi vẽ sơ đồ.
Cũng đừng chờ quy trình hoàn hảo rồi mới đem ra dùng. Bản đầu tiên chỉ cần đúng hơn trí nhớ của bạn một chút là đã có lãi. Quy trình tốt lên nhờ được dùng, chứ không tốt lên nhờ được viết lại nhiều lần trong lúc chưa ai đụng tới.
Bắt đầu từ đâu
Nếu bạn chưa biết chọn việc nào để dựng hệ trước, đây là 3 câu hỏi sắp thứ tự giúp bạn.
Việc nào tôi làm lại nhiều lần nhất trong tháng? Tần suất càng cao thì mỗi phút tiết kiệm được càng nhân lên nhiều.
Việc nào tôi hay quên bước, hay làm sót? Chỗ hay sai là chỗ quy trình trả lãi ngay lập tức.
Việc nào chỉ mình tôi làm được, mà đáng lẽ không cần phải là tôi? Đó là chỗ bạn đang là nút thắt của chính mình.
Việc nào trúng cả 3 câu thì làm nó trước. Thường thì mỗi người sẽ tìm ra một việc rất đời thường — nhận một khách mới, chuẩn bị một buổi dạy, xuất một báo cáo tháng, xử lý một đơn hàng. Không có gì hào nhoáng. Nhưng đó chính là chỗ hệ thống trả lại nhiều nhất.
Quy trình sống khác quy trình chết
Phần lớn quy trình chết ngay trong tuần đầu tiên, và chúng chết vì cùng mấy lý do.
- Viết một lần rồi cất, không ai mở lại
- Dài 12 trang, đọc xong quên sạch
- Viết cho đẹp, không viết cho người làm
- Không ai chịu trách nhiệm cập nhật
- Nằm ở chỗ phải tìm mới thấy
- Mở ra dùng mỗi lần làm việc đó
- Một trang, dạng danh sách gạch đầu dòng
- Viết bằng lời của người sẽ làm nó
- Ai gặp trục trặc thì người đó sửa ngay dòng liên quan
- Nằm ngay chỗ việc diễn ra
Cách viết nhanh nhất mà tôi biết: lần tới khi làm việc đó, vừa làm vừa ghi lại từng bước mình vừa làm. Không cần nghĩ trước, chỉ chép lại. Xong việc là có bản nháp quy trình. Lần sau làm lại thì mở nó ra dùng, chỗ nào thiếu thì thêm vào. Sau 3 lần như vậy, bạn có một quy trình thật, được thử qua thực tế, chứ không phải một bản vẽ trong tưởng tượng.
Một chi tiết tôi học được sau vài lần làm hỏng: quy trình phải ghi cả những chỗ dễ sai và cách xử khi gặp trục trặc, chứ đừng chỉ ghi đường đi lúc mọi thứ suôn sẻ. Người mới ít khi vấp ở các bước chính. Họ vấp ở tình huống lạ — khách hỏi ngược, thiếu thông tin, máy báo lỗi — và nếu quy trình im lặng đúng chỗ đó thì họ sẽ quay lại hỏi bạn, tức là bạn chưa giao được gì cả.
Ủy quyền — chỗ khó nhất, và không phải vì thiếu người
Ủy quyền khó không phải vì khó tìm người. Khó vì nó đòi bạn chấp nhận 2 điều mà ai cũng thấy khó chịu.
Điều thứ nhất: giai đoạn đầu người ta sẽ làm chậm hơn và tệ hơn bạn. Chuyện đó chắc chắn xảy ra, kể cả với người giỏi. Nếu bạn không chịu được vài tuần như vậy, bạn sẽ lấy việc về, và mọi thứ quay lại chỗ cũ.
Điều thứ hai: kết quả sẽ khác cách bạn làm, và khác không có nghĩa là sai. Rất nhiều người giao việc rồi sửa lại toàn bộ theo ý mình. Làm vài lần thì người kia hiểu ra rằng dù sao cuối cùng cũng bị sửa, nên họ thôi cố. Thế là bạn vừa mất tiền vừa mất luôn công giám sát.
Cách giao mà tôi thấy chạy được: giao kết quả kèm ranh giới, đừng giao từng thao tác. Nói rõ thứ cần đạt, mức chất lượng tối thiểu, cái gì tuyệt đối không được làm, và khi nào cần hỏi lại. Còn cách làm thì để họ tự chọn trong ranh giới đó. Người ta chỉ thật sự nhận trách nhiệm khi có quyền quyết một phần cách làm.
Và giao thì giao trọn một mảnh có đầu có đuôi. Giao nửa việc thì bạn vẫn phải nhớ nửa còn lại — mà thứ ăn đầu óc nhất không phải thao tác, là việc phải nhớ.
Còn một điều hay bị quên: giao việc thì phải kèm cách kiểm. Không phải để soi, mà để cả hai bên biết thế nào là xong. Một dòng là đủ — xong nghĩa là đạt mấy tiêu chí gì, gửi cho ai, trong bao lâu. Thiếu dòng đó thì mỗi lần bàn giao lại thành một cuộc thương lượng, và bạn vẫn phải có mặt trong mọi cuộc thương lượng ấy.
Hiệu ứng tích lũy
Điều làm tôi kiên trì với chuyện này là cách nó cộng dồn.
Một quy trình bạn viết trong 40 phút hôm nay có thể tiết kiệm 15 phút mỗi lần dùng. Nếu việc đó lặp 4 lần một tháng, sau một năm nó trả lại cho bạn khoảng 12 giờ. Một quy trình. Chưa kể phần đỡ sai sót, và phần bạn không còn phải nhớ nó trong đầu.
Bây giờ nhân với 10 quy trình dựng rải rác trong một năm. Con số đó đủ để đổi hình dạng công việc của một người: từ chỗ tuần nào cũng chạy hết công suất, sang chỗ có vài buổi trống mỗi tuần cho những thứ chỉ mình làm được.
Nhưng nó chỉ cộng dồn nếu bạn dựng đều. Một tháng dựng một cái, nhỏ thôi, còn hơn dồn hết vào một đợt cải tổ lớn rồi không bao giờ bắt đầu. Người tôi thấy đi xa nhất không phải người dựng hệ hoành tráng — là người mỗi tháng bỏ đúng một thứ ra khỏi cái đầu của mình.
Việc của hôm nay
Một việc, 40 phút, và nên làm trong khối làm việc sâu gần nhất của bạn.
Chọn một việc bạn làm lại nhiều lần nhất tháng qua. Lần tới khi làm nó, mở sẵn một trang trắng bên cạnh và chép lại từng bước mình vừa làm — kể cả những bước nhỏ tưởng không cần ghi, vì chính chúng là chỗ người khác vấp.
Viết xong thì làm thêm 3 việc nhỏ: đặt nó ở chỗ bạn với tay tới trong 10 giây; đánh dấu những bước máy có thể làm thay; và khoanh những bước không nhất thiết phải là bạn.
Bạn vừa hoàn thành nấc 1 cho một việc. Nấc 2 và nấc 3 sẽ dễ hơn nhiều khi trong tay đã có tờ giấy đó.
Vậy là chúng ta đã đi qua 5 mảnh: chọn đúng việc, cắt bớt việc, dựng đòn bẩy, giữ sự chú ý và năng lượng, rồi biến việc thành hệ thống. Từng mảnh riêng lẻ đều có ích. Nhưng chúng chỉ phát huy hết sức khi ghép lại thành một vòng khép kín, mảnh này nuôi mảnh kia. Ngày mai — ngày cuối của chuỗi — chúng ta ghép chúng lại, và tôi sẽ đưa bạn một bảng tự chấm để biết mình đang đứng ở đâu trong cái vòng đó.
Lưu Tâm: Lần tới khi làm việc bạn lặp nhiều nhất, mở một trang trắng bên cạnh và chép lại từng bước. Xong là bạn có quy trình đầu tiên — thứ mà từ nay không cần nằm trong đầu bạn nữa.
Chúc bạn khai ngộ
Master Xuân Hùng
P.s: Sống trong mục tiêu.
Từ mục tiêu, con đường sẽ hiện dần ra.