Không bận hơn, hiệu suất cao hơn: vòng khép 5 mắt xích và bảng tự chấm 9 ngày
Bạn thân mến,
Chín ngày trước, chúng ta bắt đầu bằng một câu hỏi khó chịu: làm nhiều thế cơ mà, sao không có gì nằm lại?
Từ đó tới nay, mỗi ngày bạn nhận một mảnh. Hôm nay là ngày cuối, và việc của ngày cuối không phải thêm mảnh mới. Là ghép chúng lại, để bạn thấy chúng vốn không rời nhau.
Vì đây mới là chỗ nhiều người trượt: họ nhặt được một mảnh hay — một cách sắp xếp lịch, một mẹo tập trung, một công cụ mới — rồi áp dụng riêng lẻ. Được vài tuần thì rơi. Không phải vì mảnh đó sai. Vì một mảnh đứng một mình thì không có gì nuôi nó cả.
Mảnh nào cũng cần mảnh trước nó nuôi. Bạn dựng được khối làm việc sâu, nhưng nếu chưa cắt bớt việc thì tuần sau khối đó bị người khác chiếm. Bạn viết được một quy trình, nhưng nếu không có khối giờ yên tĩnh thì chẳng bao giờ viết nổi cái thứ hai. Bạn chọn đúng việc, nhưng ngồi vào lúc đã cạn thì việc đúng cũng chỉ cho ra thứ tầm thường.
Đó là lý do các mẹo năng suất lẻ tẻ hay có chung một số phận: hiệu nghiệm được 2 tuần rồi tắt. Không phải vì người dùng thiếu kiên trì. Vì cái mẹo ấy bị đặt vào một hệ thống không nâng đỡ nó.
Năm mảnh, một vòng
Nhìn lại cả chuỗi, 5 mảnh xếp thành một vòng tròn, mảnh này nuôi mảnh sau.
Chỗ đắt nhất của cái vòng nằm ở mắt xích cuối nối ngược về mắt xích đầu. Khi đã có đầu ra thật — khách đều, tiền vào ổn, vài giờ trống mỗi tuần — bạn được quyền từ chối nhiều hơn, chọn kỹ hơn, và dồn sâu hơn. Vòng sau vì thế nhẹ hơn vòng trước.
Còn người chưa khép được vòng thì mắc kẹt ở chỗ ngược lại: vì chưa có đầu ra nên phải nhận mọi thứ, vì nhận mọi thứ nên không dồn sâu được, vì không dồn sâu nên đầu ra vẫn mỏng. Vòng vẫn quay, chỉ là quay theo chiều xuống.
Bạn nhận ra mình đang ở chiều nào bằng một dấu hiệu rất đơn giản: tháng này bạn có nhiều hay ít thời gian trống hơn tháng trước. Vòng đi lên luôn trả lại thời gian, vì mỗi vòng lại có thêm một thứ tự chạy mà không cần bạn. Vòng đi xuống thì ăn thời gian, vì mỗi việc mới nhận lại thêm một thứ phải nhớ, phải trông, phải chữa.
Doanh thu tăng mà thời gian trống giảm đều đặn qua nhiều tháng là tín hiệu đáng dừng lại xem xét. Nó có nghĩa là bạn đang mua tăng trưởng bằng chính cuộc đời mình — và cái giá đó tăng dần theo năm tháng.
Vòng đứt ở đâu thì cả vòng đứng
Điều tôi muốn bạn mang theo nhất từ chuỗi này: đừng cố làm tốt cả 5 mảnh cùng lúc. Hãy tìm mắt xích đang đứt.
Vì một vòng chỉ chạy nhanh bằng mắt xích yếu nhất của nó. Người tập trung giỏi mà không có đòn bẩy sẽ mãi bán giờ của mình. Người có đòn bẩy tốt mà chọn sai việc thì nhân cái sai lên nhiều lần. Người dựng hệ giỏi mà không bao giờ vào được dòng chảy thì hệ của họ toàn thứ tầm thường chạy rất trơn.
Mỗi trường hợp cần một loại thuốc khác nhau. Nên trước khi làm gì thêm, hãy đo xem mình đang đứt ở đâu.
Mấy dấu hiệu dưới đây giúp đoán khá nhanh.
Đứt ở mắt xích 1: tuần nào cũng bận mà khó gọi tên việc quan trọng nhất, hay nhận việc rồi tự trách mình.
Đứt ở mắt xích 2: lịch đầy những khe 30 phút, việc khó cứ bị đẩy lùi, cuối ngày mệt mà chỉ toàn việc nhẹ được xong.
Đứt ở mắt xích 3: làm việc rất tốt nhưng mỗi thứ chỉ phục vụ được đúng một người, thu nhập gắn chặt vào số giờ.
Đứt ở mắt xích 4: mọi việc đều phải qua tay bạn, nghỉ một tuần là mọi thứ đứng lại.
Đứt ở mắt xích 5: làm rất nhiều mà không có con số nào để nhìn, nên không biết mình đang tiến hay lùi.
Bảng tự chấm sau 9 ngày
Đọc từng dòng dưới đây, tự cho mình có hoặc chưa. Trả lời theo tuần vừa rồi của bạn, đừng trả lời theo con người mà bạn định trở thành.
Mắt xích 1 — Tập trung
Tôi gọi tên được thứ quan trọng nhất của tuần này.
Tuần rồi tôi đã từ chối ít nhất một việc.
Tôi có một danh sách không làm đang còn hiệu lực.
Mắt xích 2 — Dòng chảy
Tuần rồi tôi có ít nhất 2 khối làm việc liền trên 60 phút.
Trong khối đó tôi không mở tin nhắn.
Việc khó nhất của tôi được làm lúc đầu óc trong nhất, không phải lúc sắp hết ngày.
Mắt xích 3 — Đòn bẩy
Tháng này tôi làm ra ít nhất một thứ dùng lại được nhiều lần.
Tôi biết thứ đó đang nằm ở đâu và lấy ra được trong 10 giây.
Có ít nhất một việc trước đây tôi làm tay, giờ đã có người khác hoặc máy làm.
Mắt xích 4 — Thực thi
Tôi có ít nhất một quy trình viết ra giấy và có mở lại dùng.
Nếu tôi nghỉ 1 tuần, vẫn còn vài phần công việc tự chạy.
Việc lặp lại nhiều nhất của tôi đã bớt phụ thuộc vào trí nhớ.
Mắt xích 5 — Đầu ra
Tuần rồi có ít nhất một thứ xong hẳn, gọi được tên.
Tôi biết tháng này có bao nhiêu người mới biết tới mình, bao nhiêu người trả tiền.
Tôi có nhiều thời gian trống hơn tháng trước, chứ không ít đi.
Đếm số câu chưa ở mỗi mắt xích. Mắt xích nào nhiều nhất, đó là chỗ vòng của bạn đang đứt — và cũng là bài trong chuỗi này bạn nên đọc lại trước tiên.
Đừng buồn nếu bảng này nhiều chữ chưa. Người bận thật sự thường trống ở mắt xích 3 và 4, vì hai mắt xích ấy đòi loại thời gian mà lịch kín không bao giờ nhả ra. Biết mình trống ở đâu đã là một nửa quãng đường — nửa còn lại chỉ là làm đều mỗi tuần một chút.
Một cách dùng bảng này cho những tháng sau: đừng chấm lại mỗi tuần. Mỗi tháng một lần là đủ. Chấm quá dày thì bạn sẽ nản, vì mấy thứ này đổi chậm — mà chúng đổi chậm là đúng, chúng là thói quen chứ không phải công tắc.
Nếu chỉ giữ được một thứ
Giả sử sau chuỗi này bạn quên hết, chỉ giữ được đúng một thói quen. Tôi mong bạn giữ cái này: mỗi tuần một lần, ngồi xuống 15 phút và hỏi tuần vừa rồi có gì thật sự nằm lại.
Chỉ một câu hỏi, nhưng nó tự kéo theo mọi thứ còn lại. Trả lời nó vài tuần liền, bạn sẽ tự khắc bắt đầu chọn việc khác đi, bắt đầu thấy khó chịu với những tuần chỉ toàn chuyển động, và bắt đầu tìm cách để thứ mình làm ra sống lâu hơn một lần dùng.
Câu hỏi ấy nên hỏi vào cùng một khung giờ mỗi tuần, tốt nhất là cuối tuần làm việc, lúc còn nhớ rõ mấy ngày vừa qua. Ghi câu trả lời xuống, dù chỉ một dòng. Sau 3 tháng đọc lại chuỗi câu trả lời đó, bạn sẽ có thứ mà không bảng biểu nào cho được: một bản ghi trung thực về việc đời mình đang đi về đâu.
Còn nếu giữ được thêm một thứ nữa, thì giữ 3 giờ mỗi tuần cho những việc còn nằm lại. Không cần nhiều hơn. Ba giờ mỗi tuần, làm đều một năm, đủ để đổi hình dạng công việc của bất kỳ ai.
Không bận hơn — hiệu suất cao hơn
Có một điều tôi muốn nói rõ trước khi khép chuỗi, vì sợ bạn hiểu nhầm suốt 9 ngày qua.
Chuỗi này không hề chê sự chăm chỉ. Chăm chỉ vẫn là nền của mọi thứ, và tôi chưa từng thấy ai đi xa mà lười. Thứ tôi muốn bàn lại chỉ là chăm chỉ vào đâu.
Người hiệu suất cao không phải người làm ít. Họ thường làm rất nhiều — nhưng phần lớn sức lực của họ rơi vào những chỗ còn trả lãi về sau, thay vì rơi vào những chỗ tan đi ngay trong ngày. Nhìn từ ngoài, họ có vẻ thong thả hơn. Thật ra họ chỉ đang gánh ít việc vô ích hơn.
Và tôi tin điều này còn quan trọng hơn cả chuyện tiền bạc: một người bận rộn mà không thấy gì nằm lại sẽ mòn dần, kể cả khi thu nhập vẫn ổn. Còn người thấy rõ mỗi tuần mình dựng thêm được một viên gạch thì đi đường dài được, kể cả trong những giai đoạn khó.
Tôi cũng nói thẳng một điều: cái vòng này không đòi bạn phải hoàn hảo mới chạy được. Tôi vẫn có những tuần vụn nát, những buổi sáng mở điện thoại đầu tiên, những khối giờ bị nuốt sạch vì việc gấp. Khác biệt duy nhất là bây giờ tôi nhận ra sớm hơn, và biết phải kéo mắt xích nào về trước.
Chín ngày qua, thứ chúng ta làm không phải là học cách chạy nhanh hơn. Là học cách để mỗi bước chạy còn để lại dấu.
Việc của hôm nay
Một việc, 15 phút.
Chấm xong bảng ở trên, rồi viết ra 3 dòng cho 30 ngày tới:
Dòng 1 — mắt xích tôi sẽ chữa: chọn đúng một mắt xích yếu nhất. Một thôi.
Dòng 2 — việc cụ thể tôi làm tuần này để chữa nó: nhỏ tới mức chắc chắn làm được, ví dụ dựng một quy trình, cắt một việc, đặt 2 khối làm việc sâu.
Dòng 3 — ngày tôi ngồi lại chấm bảng này lần nữa: chọn một ngày cách đây 30 ngày và ghi vào lịch ngay bây giờ.
Ba dòng đó là toàn bộ kế hoạch của bạn cho tháng tới. Ngắn tới mức dễ giữ, mà đủ để tháng sau bạn đứng ở chỗ khác hôm nay.
Muốn giữ chuỗi này lâu hơn 30 ngày thì làm thêm một việc nhỏ: lưu bảng tự chấm ở trên vào chỗ nào mở được nhanh. Mỗi lần thấy mình bận tới mức khó thở, mở ra chấm một lượt. Gần như lần nào bạn cũng sẽ thấy vấn đề không nằm ở chỗ mình chưa đủ cố gắng.
Cảm ơn bạn đã đi cùng tôi trọn 9 ngày. Tôi biết đọc thì dễ hơn làm rất nhiều, nên nếu trong 9 bài vừa rồi bạn chỉ làm được đúng một việc thôi — cắt một việc, giữ một khối giờ, viết một quy trình — thì chuỗi này đã làm xong phần của nó.
Từ mai, thứ quyết định không còn nằm ở bài viết nữa. Nó nằm ở tuần đầu tiên bạn thử sống theo cái vòng ấy.
Lưu Tâm: Hôm nay chấm bảng 5 mắt xích, chọn đúng một mắt xích yếu nhất, viết một việc cụ thể sẽ làm trong tuần này, và đặt sẵn ngày chấm lại sau 30 ngày. Ba dòng, không hơn.
Chúc bạn khai ngộ
Master Xuân Hùng
P.s: Sống trong mục tiêu.
Từ mục tiêu, con đường sẽ hiện dần ra.